נכנסו לנכס שלכם בפראג דיירים בעייתיים? הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להתמודד איתם

למרבה הצער, התרחיש הבא אינו מנותק מהמציאות. ללא כל הודעה מוקדמת, הדיירים שלכם מתפרצים אליכם בזעם ומתלוננים על התינוק של השכנים שלא מפסיק לבכות. השוכרים דורשים מכם לטפל בכך לאלתר, אבל אין לכם מושג מה אתם יכולים לעשות בנידון אם בכלל. למחרת אחרי שכבר שכחתם מהעניין, השוכרים מתקשרים אליכם ומאיימים בתביעה בתואנה שלא טיפלתם בבעיה.

אין ספק שחלק בלתי נפרד מתפקידנו הוא לתת מענה לבעיות הדיירים, אבל לעתים קרובות אנחנו עשויים לעמוד בפני דרישות בלתי-סבירות (שלא לומר מגוחכות), מה שמצריך כישורים מיוחדים כדי להתמודד עם דיירים מאתגרים. לפניכם כמה טיפים שיאפשרו לכם לעבור את המשבר הבא.

קחו חברת ניהול נכסים מקצועית

לעיתים, כאשר בעלי בית מנהלים את הנכס שלהם באופן ישיר, לדיירים יש ציפיות גבוהות למענה מיידי ולפתרון בעיות. הם לא מסוגלים להבין מדוע בקשה כזו או אחרת שלהם לא מטופלת, ואתמול. בחירה בחברת ניהול מכניסה ראשית אלמנט מסויים של בוררות לקונפליקטים שיכולים לצוץ. יש הרי חברת ניהול, היא מנהלת מאות נכסים והיא מסוגלת לומר איזו דרישה היא הגיונית ואיזו לא.

דבר נוסף הוא ניסיון. חברה שמנהלת מאות נכסים מנוסה מספיק כדי לערוך חוזים שמגנים על בעל הבית ולהביא לשולחן ניסיון שמבוסס על ידע שנצבר לאורך זמן כך שפיתרון של בעיות יכול להיות יעיל יותר. אם בכל זאת אתם מנהלים את הנכס שלכם לבד, המשיכו לקרוא:

הראו את האכפתיות שלכם באמצעות מעשים

לפעמים, כדי לגרום לאנשים להרגיש שיש למילים שלהם השפעה עליכם, חשוב לא רק לומר זאת, אלא לבטא זאת במעשים. אלו כמה פעולות פשוטות שיאפשרו לדיירים שלכם להרגיש שהם חשובים, חלקם עוד בשלב ההכרות והמשא ומתן.

• קומו וברכו אותם לשלום כשהם נכנסים אליכם. תשומת לב אקטיבית תניח את היסודות לתקשורת מתונה יותר.
• אם יש ניירות או מסמכים על השולחן שלכם, הניחו אותם בצד. ככה תשדרו את התחושה שתשומת הלב שלכם מוקדשת רק לאנשים שמולכם.
• מומלץ לשבת ליד הדיירים ולא מולם כדי לתת להם הרגשה שאתם בצד שלהם.
• כדאי להימנע משילוב ידיים. הניחו את הידיים שלכם על השולחן כדי לשדר פתיחות.

אל תיקחו שום דבר באופן אישי

למרבה הצער, כעס ותוקפנות הם רגשות מדבקים. כאשר הדיירים באים אליכם בטענות, זה ממש לא הזמן להתגונן ולתקוף בחזרה. חשוב לזכור שהכעס הזה לא בהכרח מופנה אליכם. מומלץ שתשימו את עצמכם בנעליו של הדייר ושמרו על התנהגות רגועה.

אל תהיו שיפוטיים

סביר להניח שכבר יש לכם דעה כלשהי על הדיירים שלכם. מן הסתם דעה זו תנחה אתכם לאורך כל הדיאלוג ביניכם, אבל אימוץ של נקודת מבט שונה והשארת הרגשות שלכם בצד יכולים לעשות פלאים. ככה אתם נהנים מכל העולמות: גם שולטים בשיחה ביניכם וגם מתמודדים טוב יותר עם דיירים מאתגרים.

אמצו גישה חדשה

גם אם התלונות של הדיירים שלכם יכולות להישמע מגוחכות ואפילו מרגיזות, חשוב לזכור נקודה מהותית – הם פנו אלינו כדי לקבל עזרה. לאישיותם של הדיירים אין כל קשר לעובדה זו. ככל שנצליח לזכור זאת, כך יהיה לנו קל יותר להתמודד עם המצב.

חשוב שתתנו לדיירים שלכם את ההרגשה שאתם בצד שלהם, כך שאתם מתכוונים לעשות הכל על מנת שחווית המגורים שלהם אצלכם תהיה נעימה. עם זאת, חשוב לשקף בפניהם את הגבולות שלכם.

עשו שימוש בנימת דיבור ידידותית

טון אדיב וקול נעים הם הכלים הטובים ביותר העומדים לרשותכם כדי לנטרל דייר זועם. תמיד עוזר לדמיין את הדיירים שנמצאים מולכם כאנשים שיקרים לכם ולנקוט בשיטת הקשבה אקטיבית. לעיתים קרובות עצם המרחב החופשי שאנו יוצרים עבור הדיירים יכול לעשות את ההבדל, כך שהם יכולים להרשות לעצמם להתבטא בחופשיות ולשחרר קצת קיטור.

דברו בסגנון שמקדם שיח

דברו בכנות ובישירות. משפטים כמו “אתם דיירים טובים ואנחנו שמחים שבחרתם לגור אצלנו”, יכולים לשבור את הקרח ולהתחיל את הדיון ביניכם ברגל ימין.

מלבד בחירת המילים הנכונות, כדאי גם לבחור את הטון הנכון. דבר ולאט ושמרו על עוצמת קול נמוכה. זוהי אסטרטגיה חשובה כאשר מדברים עם אדם מתוסכל או כועס – מה שיכול רק לעזור.

יש לכם חדשות רעות לדיירים? בשרו אותם בחוכמה

הדרך שבה אתם ניגשים לנושאים קשים ומורכבים יכולה לנטרל מצבים טעונים. אם אתם חושבים שלדיירים שלכם יש מזג חם, כדאי שתחשבו איך להעביר להם חדשות רעות באופן שיתקבל בצורה הטובה ביותר.

העבירו את החוזה בצורה ברורה

אל תמסרו לשוכרים רק חוזה. פתחו אותו מולם וקראו אותו בקול רם. אפשרו לדיירים לשאול שאלות ולוודא שהכל מובן. שיחה זו תאפשר לכם לוודא שאין מקום לעמימות.

נטרלו בעיות כשהן קטנות

אל תחכו לעימות כדי לטפל בקונפליקטים. בתכנון נכון מראש, אפשר לעצור מראש את מה שעלול להפוך מאוחר יותר לעוגמת נפש מיותרת לכל הצדדים.

הקדישו זמן קבוע לשיחה עם הדיירים

תחושת דחיפות וחוסר זמן עשויים לתת לדיירים את התחושה שאתם מזלזלים בהם. חשוב להקדיש זמן לתקשורת שוטפת ולתת להם את מלוא תשומת הלב.

אל תתחייבו למה שלא תוכלו לקיים

חשוב שלא תבטיחו לדיירים דבר שאינכם משוכנעים לחלוטין שתצליחו לקיים. בין אם זה פתרון בעיות, החזרים או אפילו הזמן שלכם, כל הפרת הבטחה עלולה לפגוע באמינות שלכם ולגרום להסלמה מיותרת.

זכרו: ניהול הקשר עם הדיירים הוא באחריות שלכם

ניהול הנכס הוא ההיבט העיקרי של תחום האחריות שלכם. עם זאת, חשוב לא פחות לשמור על קשרים טובים עם הדיירים שלכם. אין ספק שבעלי דירות רבים בוחרים להשתמש בצד שלישי לצורך ניהול התקשורת עם השוכרים, אבל מיקור חוץ של הבעיות שלכם עם השוכרים יכול לעזור רק במידה מסוימת. לעיתים זה יכול להזיק.

בסופו של דבר, רק מערכת יחסים המבוססת על אמון, כבוד וסבלנות תאפשר לכם לנהל תקשורת בריאה עם דיירים מאתגרים בעיקר – למנוע בעיות.

גלו גמישות

זה נכון שאתם לא יכולים לפעול נגד חוקי המדינהאך עם זאת, יש לכם  מקום לגמישות. לעתים קרובות, אנחנו עשויים לומר באופן אוטומטי “לא” לפני שאנחנו בכלל שוקלים מה שאנחנו יכולים לעשות.

חשיבה יצירתית יכולה להועיל בהתנהלות שלנו מול הדיירים. אמנם שמירה על כללים היא  חיונית לצורך שמירה על תהליכי העבודה מסודרים, אך חשוב לשמור על ראש פתוח.

נכונות להתגמש בחוזה תאפשר לכם לשמור על יחסים טובים עם השוכרים ובעיקר – תסלול את הדרך לחוזי שכירות ארוכי טווח שיבטיחו לכם שקט נפשי לאורך זמן.  

למשל, מעבר לתשלום שכר דירה אלקטרוני, הסכמה לאפשר החזקה של חיות מחמד קטנות שלא פוגעות בנכס ועוד. הדבר החשוב ביותר הוא להפעיל שיקול דעת.

שמרו על עקביות

במידה ואתם משכירים יותר מנכס אחד או כמה נכסים באותו בניין, אל תפלו בין הדיירים שלכם וודאו שכולם מקבלים מכם את אותו היחס.

תנו לדיירים הזדמנות להתחרט

בלהט הוויכוח, כולנו עשויים לפעמים לעשות או לומר דברים שנצטער עליהם. חשוב שניתן לדיירים זמן לחשוב על התנהגותם, להתחרט ונאפשר להם לשמור על כבודם.

תעדו כל תקשורת עם השוכרים

חשוב לשקף לדיירים את הדברים כהווייתם. מומלץ לשלוח לדיירים סיכום בכתב של שיחותיכם המתעדים את כל ההבנות ביניכם. האסטרטגיה הפשוטה הזו תשמור על דברים ברורים וחד משמעיים.

לסיכום

ניהול מושכל ורגיש של התקשורת שלכם עם הדיירים יאפשר לכם למנוע סיבוכים מיותרים, כך שתוכלו לנהל את הנכסים שלכם בראש שקט. ככל שתאמצו גישה פתוחה יותר, תגלו שהגישה המכבדת והסבלנית שלכם תהיה המשתלמת ביותר בסופו של דבר. מרגישים שאתם עשויים לטעות? מעדיפים להשאיר את מלאכת הניהול הזו בידיים מקצועיות? פנו אלינו, אנחנו מנהלים בפראג ובערים הגדולות בצ’כיה מאות נכסים מדי יום. נשמח לעזור גם לכם.